In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens WIWO Media verwerkt, waarom we dat doen, op welke grondslag, hoe lang we de gegevens bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor klanten en potentiële klanten, bezoekers van wiwomedia.nl en het klantportaal mijnwiwo.nl, mensen die contact met ons opnemen, sollicitanten en contactpersonen van leveranciers.
Wie is verantwoordelijk
WIWO Media is een handelsnaam van CW Nederland B.V. CW Nederland B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen in deze verklaring.
| Naam | CW Nederland B.V., handelend onder de naam WIWO Media |
| Postadres | Postbus 605, 3200 AN Spijkenisse, Nederland |
| KvK-nummer | 92544347 |
| Telefoon | 010 340 04 44 |
| E-mail voor privacyvragen | privacy@wiwomedia.nl |
Meer bedrijfsgegevens vind je op /bedrijfsgegevens.
Wanneer wij verwerker zijn in plaats van verantwoordelijke
Als je bij ons een website, mailbox, server, telefoniedienst of andere dienst afneemt, sla je daarin zelf gegevens op, bijvoorbeeld van je eigen klanten of websitebezoekers. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn.
Welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe lang
Hieronder staat per groep betrokkenen welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG en hoe lang wij de gegevens bewaren.
Klanten
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer, klantnummer | Het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, het leveren van diensten, contact over je diensten | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Zolang je klant bent, daarna 2 jaar voor eventuele vragen of geschillen; voor zover de gegevens in de financiële administratie staan 7 jaar |
| Factuur- en betaalgegevens, zoals bestellingen, facturen, betalingen, IBAN en incassomachtiging | Facturatie, betalingen, incasso en de financiële administratie | Uitvoering van de overeenkomst (b) en wettelijke verplichting (c) | 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht) |
| Houdergegevens van domeinnamen | Registratie en beheer van domeinnamen bij de registrerende instantie | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Zolang de domeinnaam bij ons is geregistreerd, daarna 2 jaar; registries hanteren eigen termijnen |
| Inloggegevens en accountgegevens van het klantportaal en controlpaneel (wachtwoorden worden alleen beveiligd als hash opgeslagen) | Toegang tot je account en beveiliging daarvan | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Zolang het account bestaat |
| Correspondentie, supporttickets en notities | Ondersteuning, afhandeling van vragen, storingen en klachten | Uitvoering van de overeenkomst (b) en gerechtvaardigd belang (f) | 2 jaar na afhandeling, of langer zolang de klantrelatie loopt en de informatie nodig is voor de dienstverlening |
| Gegevens over gebruik en betalingsachterstanden | Debiteurenbeheer en invordering | Gerechtvaardigd belang (f): het innen van onze vorderingen | Tot de vordering is voldaan of afgewikkeld, daarna in de financiële administratie 7 jaar |
| Gegevens over identiteit en bestelgedrag bij een vermoeden van fraude | Voorkomen van fraude en misbruik van onze diensten | Gerechtvaardigd belang (f) | Zolang nodig voor het onderzoek, daarna maximaal 2 jaar |
| Gegevens in meldingen over misbruik van onze diensten | Afhandeling van meldingen over onrechtmatige inhoud (notice-and-takedown) | Wettelijke verplichting (c) en gerechtvaardigd belang (f) | 2 jaar na afhandeling |
Potentiële klanten en mensen die contact opnemen
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht via het contactformulier of per e-mail | Beantwoorden van je vraag, opstellen van een offerte | Gerechtvaardigd belang (f) of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (b) | 1 jaar na het laatste contact als er geen overeenkomst volgt |
| Naam en telefoonnummer bij een terugbelverzoek, met het gewenste moment en onderwerp | Je terugbellen | Gerechtvaardigd belang (f) of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (b) | 1 jaar na het laatste contact als er geen overeenkomst volgt |
| Offertes en gespreksnotities | Voorbereiden en vastleggen van een aanbod | Maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (b) | 1 jaar na het uitbrengen van de offerte als die niet wordt aanvaard |
Telefonisch contact met ons
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Telefoonnummer, datum, tijdstip en duur van het gesprek (gespreksgegevens) | Afhandeling van je vraag, terugbellen, kwaliteit van onze bereikbaarheid, beveiliging van onze telefooncentrale | Gerechtvaardigd belang (f) | Maximaal 1 jaar |
| Notities van het gesprek | Afhandeling van je vraag of melding | Uitvoering van de overeenkomst (b) of gerechtvaardigd belang (f) | Zoals bij supporttickets |
Als wij gesprekken opnemen of laten transcriberen, melden wij dat aan het begin van het gesprek.
Bezoekers van onze websites
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browsergegevens (serverlogs) | Beveiliging, het opsporen van misbruik en storingen, technisch beheer | Gerechtvaardigd belang (f) | Maximaal 3 maanden, tenzij nodig voor een lopend onderzoek naar een incident |
| Sessie- en beveiligingscookies in het klantportaal mijnwiwo.nl | Je laten inloggen, je winkelwagen bewaren en formulieren beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst (b) en gerechtvaardigd belang (f) | Zie de cookieverklaring |
Wiwomedia.nl plaatst geen cookies. Wij gebruiken op onze websites geen analytische, tracking- of advertentiecookies. Meer daarover in de cookieverklaring.
Sollicitanten
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, contactgegevens, cv, motivatie, portfolio en gespreksnotities | Beoordelen van je sollicitatie en de sollicitatieprocedure | Maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (b) en gerechtvaardigd belang (f) | 4 weken na afloop van de procedure; met jouw toestemming maximaal 1 jaar, voor een eventuele toekomstige vacature |
Word je aangenomen, dan gaan je gegevens over naar het personeelsdossier. Daarvoor geldt een aparte privacyverklaring voor medewerkers.
Leveranciers en zakelijke relaties
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, functie, zakelijke contactgegevens van contactpersonen | Inkoop, samenwerking en contact | Gerechtvaardigd belang (f) | Zolang de relatie duurt, daarna 2 jaar |
| Factuur- en betaalgegevens | Financiële administratie | Wettelijke verplichting (c) | 7 jaar |
Geen verkoop, geen profilering met rechtsgevolgen
Wij verkopen persoonsgegevens niet en verhuren of ruilen ze ook niet. Wij gebruiken je gegevens niet voor advertenties van derden.
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Waar wij geautomatiseerde middelen of AI inzetten, bijvoorbeeld om supportmeldingen te sorteren of fraude te signaleren, ondersteunen die middelen onze medewerkers. Een medewerker neemt het besluit.
Met wie wij gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, als je daar toestemming voor hebt gegeven of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Het gaat om de volgende categorieën ontvangers:
| Categorie ontvanger | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Betaaldienstverleners en banken | Verwerken van betalingen via iDEAL, creditcard, SEPA-incasso en bankoverschrijving | EU |
| Boekhoudsoftware | Financiële administratie | EU |
| Registrerende instanties (registries) en partijen die domeinregistraties verwerken | Registratie en beheer van domeinnamen; houdergegevens kunnen volgens de regels van de registry openbaar zijn of op verzoek worden verstrekt | Afhankelijk van de extensie, ook buiten de EER |
| Hosting-infrastructuur | Datacenters waarin onze eigen beheerde servers staan, en opslag van back-ups | EU (Duitsland) |
| Leveranciers van e-mail en telefonie | Verzenden en ontvangen van e-mail, het afhandelen van telefoongesprekken | EU |
| Leveranciers van AI-ondersteuning | Het sorteren van supportmeldingen en het opstellen van conceptantwoorden, die altijd door een medewerker worden beoordeeld | EU of buiten de EER, met passende waarborgen |
| Incassobureaus, gerechtsdeurwaarders en juristen | Invordering van onbetaalde facturen, na een aanmaning | Nederland |
| Accountant en adviseurs | Controle en advies, gebonden aan geheimhouding | Nederland |
| Overheidsinstanties | Als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op een rechtmatige vordering van politie of justitie | Nederland of EU |
Bij AI-ondersteuning beperken wij de gegevens die worden gedeeld tot wat nodig is. Wij kiezen instellingen en leveranciers waarbij gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, voor zover de leverancier dat mogelijk maakt.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze eigen servers staan in Europese datacenters. Soms worden gegevens verwerkt door een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld bij AI-ondersteuning of bij de registratie van een domeinnaam met een niet-Europese extensie. Wij doen dat alleen als er passende waarborgen zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Je kunt via privacy@wiwomedia.nl een kopie of een beschrijving van deze waarborgen opvragen.
Hoe wij je gegevens beveiligen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen:
- eigen beheerde servers in Europese datacenters, met een firewall en automatische blokkering van verdachte inlogpogingen;
- accounts die strikt van elkaar zijn gescheiden;
- versleutelde verbindingen (TLS) voor onze websites, het klantportaal en e-mail;
- dagelijkse back-ups die buiten de webserver worden opgeslagen;
- dagelijkse malwarescans en controle van kernbestanden;
- 24/7 geautomatiseerde monitoring van onze systemen;
- toegang tot persoonsgegevens alleen voor medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, gebonden aan geheimhouding.
Wij vragen je nooit per e-mail om je wachtwoord of betaalgegevens. Wij mailen alleen vanaf adressen die eindigen op @wiwomedia.nl of @cwnl.eu. Krijg je een bericht dat daar niet aan voldoet, neem dan contact met ons op via 010 340 04 44 of info@wiwomedia.nl.
Je rechten
Je hebt de volgende rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
- Rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren. Veel gegevens kun je ook zelf aanpassen in het klantportaal.
- Wissing: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, tenzij wij ze moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang de juistheid van gegevens wordt onderzocht.
- Overdraagbaarheid: je kunt de gegevens die je ons zelf hebt gegeven in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij stoppen dan, tenzij wij zwaarwegende redenen hebben die zwaarder wegen dan jouw belang.
- Intrekken van toestemming: waar wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking daarvoor.
Stuur je verzoek naar privacy@wiwomedia.nl. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen. Stuur daarbij nooit een kopie van je volledige identiteitsbewijs met zichtbare foto en burgerservicenummer; wij geven aan wat nodig is.
Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten via privacy@wiwomedia.nl. Wij zoeken graag samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.
Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je gegevens kun je terecht bij privacy@wiwomedia.nl, of per post bij CW Nederland B.V., t.a.v. privacy, Postbus 605, 3200 AN Spijkenisse.